Salvemos nuestras bandejas de entrada

by Darío Franco on 30 junio, 2011 · 2 comments

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A través de TED.com -web que recomiendo encarecidamente- me he topado con una conversación titulada “Let’s save our inboxes by adopting this Email Charter!” (para acceder haz clic aquí). La conversación la inició ayer Chris Anderson, durará 29 días y nace de la necesidad de darle un mejor uso al correo electrónico. Muchos tenemos la sensación de que nos estamos ahogando en el correo electrónico. Y cada hora que pasamos trabajando en nuestras desbocadas bandejas de entrada, está agrandando el problema a nuestros amigos y compañeros de trabajo. Nos estamos sobrecargando de correo los unos a los otros sin ser conscientes de ello. Esta espiral ascendente de estrés, sólo podemos resolverla si todos aceptamos unas nuevas reglas del juego. Estas son las 10 reglas para salvar nuestra bandeja de entrada:

  1. Respeta el tiempo del destinatario
    Esta es la regla fundamental. Como remitente del mensaje, tienes la responsabilidad de reducir al mínimo el tiempo que necesita tu correo para ser procesado. Incluso si esto significa invertir más tiempo en su revisión, antes de enviarlo.
  2. Corto o lento no significa grosero
    Teniendo en cuenta la carga de correo electrónico a la que nos enfrentamos, no pasa nada si el destinatario tarda un tiempo en responder o si no da una respuesta detallada a todas tus preguntas. Nadie quiere ser brusco, así que por favor no te lo tomes como algo personal. !Sólo queremos recuperar nuestras vidas!
  3. Fomenta la claridad
    Comienza con una línea en el asunto que defina claramente el tema de tu Email, y procura incluir una categoría de estado [Info], [Acción], [Prioridad Alta], [Prioridad Baja]. Usa frases nítidas que no den lugar a confusión. Si el correo tiene que ser superior a cinco frases, asegúrate de que en la primera incluye el principal motivo del mensaje.
  4. Evita preguntas abiertas
    ¿Es mucho pedir que un correo con cuatro largos párrafos de denso texto vaya seguido de un “resumen de ideas”?. Incluso preguntas bien intencionadas, pero abiertas, del tipo “¿cómo puedo ayudar?”, pueden no ser de mucha ayuda. Generosidad en el correo electrónico requiere simplificación, preguntas fáciles de responder. “¿Podría ser de más ayuda a) llamándole b) visitándole o c) manteniéndome al margen?!”
  5. Acaba con el exceso de cc’s
    Las cc’s (con copia a …) se reproducen como conejos. Por cada destinatario que añades en copia, multiplicas dramáticamente el tiempo de respuesta total. ¡No hay que hacerlo a la ligera!. Cuando hay varios destinatarios, por favor, no uses por defecto “Responder a todos”. Tal vez sólo necesitas poner en copia a un par de personas del hilo original. O a ninguna.
  6. Recorta el hilo
    El significado de algunos correos depende de su contexto. Lo que significa que es habitual responder incluyendo el hilo. Pero es raro que un hilo se requiera extenderse más de tres correos. Antes de enviarlo, elimina lo que no es relevante. O considera la posibilidad de hacer una llamada en su lugar.
  7. Ataca los archivos adjuntos
    No utilices archivos gráficos a modo de logos o firmas que aparecen como archivos adjuntos. Se pierde tiempo tratando de ver si hay algo que abrir. Aún peor es el envío de texto como archivo adjunto cuando se podría haber incluido en el cuerpo del correo.
  8. Regala FDM y NNR
    Si tu correo puede expresarse en media docena de palabras, solamente tienes que ponerlas en el asunto seguido de FDM (= Final del Mensaje). Esto evita que el receptor tenga que abrir el mensaje. Acabar la nota con “No necesita respuesta” o NNR, es un maravilloso acto de generosidad. Algunas siglas confunden tanto como ayudan, pero estas dos son de oro y se merecen que las adoptemos.
  9. Corta las respuestas sin contenido
    No necesitas responder a cada correo, especialmente aquellos que ya son por sí mismos una clara respuesta. Un correo que diga “Gracias por tu nota. Estoy en ello.” No necesita que respondas “Estupendo.” Esto le ha costado a alguien otros 30 segundos.
  10. ¡Desconecta!
    Si acordamos pasar menos tiempo con el correo electrónico, ¡a todos nos llegarán menos correos! Considera la posibilidad de fijar unos días en el calendario, en los que no puedas conectarte durante la mitad del tiempo que estés trabajando. O comprometerte a no abrir el correo los fines de semana. O una auto-respuesta que haga referencia a este artículo. Y no te olvides de oler las rosas 🙂

(Vía emailcharter.org)

Este artículo ha sido publicado en colaboración con Webmarket | Diseño web

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{ 2 comments… read them below or add one }

Laura julio 2, 2011 a las 14:08

FYI: Interesantes y útiles consejos!

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Darío Franco julio 6, 2011 a las 23:03

Algo tenemos que hacer para controlar esta vorágine de e-mails! FDM

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